Το πρώτο βήμα για την υλοποίηση ενός report είναι η διαδικασία της ανάλυσης. Η διαδικασία αυτή στόχο έχει να διαμορφώσει μια λεπτομερή εικόνα του τελικού παραδοτέου και διεξάγεται συνήθως με την μορφή συναντήσεων στις οποίες εμπλέκονται όλοι οι Χρήστες του τελικού παραδοτέου. Με την συμμετοχή όλων των Εμπλεκομένων, εξασφαλίζεται ότι δεν έχει χαθεί απαραίτητη ως προς την υλοποίηση πληροφορία και ότι όλοι ευθυγραμμίζονται ως προς τις προσδοκίες του τελικού παραδοτέου.
Στη WITSIDE πιστεύουμε ότι οι προδιαγραφές αποτελούν ένα από τα πιο σημαντικά στάδια της διαδικασίας υλοποίησής καθώς, ευθυγραμμίζουν ανάγκες, προσδοκίες και παραδοτέο. Αν πρέπει να επιλέξουμε τα πιο σημαντικά μας διδάγματα επί της διαδικασίας, αυτά μπορούν να συνοψιστούν παρακάτω :
-
Επικεντρωθείτε στην αξία που θα προσκομίσει ο τελικός Χρήστης!
Πολλές φορές υποθέτουμε ότι γνωρίζουμε την πραγματική αξία που θα δώσει η υλοποίηση στον τελικό Χρήστη με αποτέλεσμα, τεχνικά άρτιες λύσεις να μην αξιοποιούνται πλήρως, ή μετά από την παράδοσή τους σταδιακά να μειώνεται η χρήση τους. Πριν ξεκινήσετε λοιπόν την υλοποίηση αναρωτηθείτε: «Είναι ξεκάθαρη η αξία που θα δώσει η υλοποίηση στους τελικούς Χρήστες;», «Τί πραγματικά θα πετύχουν που δεν υπάρχει στην καθημερινότητά τους;», «Ποιο πρόβλημα λύνω μέσα από την υλοποίηση;»
-
Μην Καταγράφετε απλά Προδιαγραφές, Εκμαιεύστε τις!
Ποια είναι η διαφορά αναμεσά στο καταγράφω και στο εκμαιεύω και γιατί έχει αξία; Η έννοια της καταγραφής περιέχει μια υπόθεση η οποία αποτελεί ταυτόχρονα κι ενδεχόμενο ρίσκο. Η υπόθεση αυτή βασίζεται στο ότι οι προδιαγραφές είναι ξεκάθαρες και ως προς το περιεχόμενό τους (διαθέσιμη πληροφορία) και ως προς τον στόχο υλοποίησή τους (αξία που θα προσδώσουν), κάτι το οποίο τις περισσότερες φορές δεν συμβαίνει. Εκμαιεύω σημαίνει κατανοώ εις βάθος μια ανάγκη που ενδέχεται να μην είναι ξεκάθαρη ακόμη και για τον τελικό Χρήστη.
-
Κατανοήστε εις βάθος την τρέχουσα κατάσταση (AS-IS State).
Έχοντας εκμαιεύσει τις προδιαγραφές, επικεντρωθείτε στο λόγο για τον οποίο οι Χρήστες δυσκολεύονται να επιτύχουν τον ίδιο στόχο σήμερα. Τί πληροφορία υπάρχει διαθέσιμη προς αξιοποίηση; Ποια είναι η διαδικασία που ακολουθούν; Πώς ξεκινάει και Ποιοι εμπλέκονται; Στόχος σας είναι να ανιχνεύσετε τυχόν ρίσκα ή εμπόδια που δεν έχουν κατανοηθεί επαρκώς και θα έθεταν ενδεχομένως το έργο σε κίνδυνο, πιθανά σημεία διεπαφής με την δική σας υλοποίηση ή περιοχές που επηρεάζουν την λύση και δεν έχουν ανιχνευθεί ακόμα.
-
Επικυρώστε τις Προδιαγραφές.
Έχοντας εκμαιεύσει τις προδιαγραφές και κατανοήσει εις βάθος πώς αυτές θα υλοποιηθούν, ποιους στόχους καλύπτουν και Ποιοι θα είναι υπεύθυνοι να τις παραλάβουν, ζητήστε την συμμετοχή και επιβεβαίωση των Χρηστών έτσι ώστε να διασφαλιστεί ότι όλοι οι Εμπλεκόμενοι έχουν τις ίδιες προσδοκίες από την υλοποίηση.
Στόχος για όλα τα παραπάνω δεν είναι να προστεθεί περισσότερος χρόνος ή γραφειοκρατία επί της υπάρχουσας διαδικασίας, στόχος είναι στο τέλος της ημέρας να υλοποιηθεί μια λύση που θα κάνει την καθημερινότητα του χρήστη πιο εύκολη ενώ ταυτόχρονα θα αφήνει ένα θετικό πρόσημο στην εμπειρία του.
Δημήτρης Καλογεράκος, Senior Business Analyst